Allgemeine Veranstaltungsbedingungen

Allgemeine Veranstaltungsbedingungen (AVB)
Kaisersaal Gastronomie- & Veranstaltungs GmbH
Stand: März 2024

1. Geltungsbereich
1.1 Die vorliegenden Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen (AVB) der Kaisersaal Gastronomie- & Veranstaltungs GmbH (nachfolgend „Betreiberin“ genannt) gelten für die Überlassung von Veranstaltungsräumen im Kaisersaal (nachfolgend „Versammlungsstätte“ genannt). Sie gelten zudem für die Erbringung veranstaltungsbegleitender Dienst- und Werkleistungen sowie für die Bereitstellung mobiler Einrichtungen und Technik.

1.2 Veranstalter im Sinne dieser AVB ist jede natürliche oder juristische Person oder Personenvereinigung des privaten und öffentlichen Rechts, die die oben genannten Leistungen in Anspruch nimmt. Diese AVB gelten gegenüber juristischen Personen oder Personenvereinigungen auch für alle künftigen Vertragsverhältnisse solange sie nicht durch eine neuere Fassung ersetzt werden. Zusätzliche oder widersprechende Vertragsbedingungen des Veranstalters gelten nicht, sofern sie von der Betreiberin nicht ausdrücklich schriftlich anerkannt werden.

1.3 Werden von den vorliegenden AVB abweichende Vereinbarungen im Vertrag getroffen, haben solche Vereinbarungen stets Vorrang gegenüber der entsprechenden Regelung innerhalb dieser AVB.

 

2. Zustandekommen des Vertragsverhältnisses
2.1 Mündliche, elektronische oder schriftliche Reservierungen für einen bestimmten Veranstaltungstermin halten die Option für den Vertragsabschluss offen. Sie werden zeitlich befristet vergeben. Ein Anspruch auf Verlängerung einer ablaufenden Reservierung besteht nicht. Reservierungen und Optionen sind nicht auf Dritte übertragbar.

2.2 Der Abschluss von Veranstaltungsverträgen bedarf zu seiner Wirksamkeit der Textform. Übersendet die Betreiberin noch nicht signierte Ausfertigungen eines Vertragsvorschlags an den Veranstalter, kommt der Vertrag erst zustande, wenn der Veranstalter die zugesandten Vertragsexemplare signiert, sie innerhalb des im Vertrag angegebenen Rücksendezeitraums an die Betreiberin sendet und eine gegensignierte Ausfertigung des Vertrags zurückerhält. Die Textform gilt auch als erfüllt, wenn Vertragsexemplare mittels elektronischer Signatur signiert werden.

2.3 Um nachträgliche Ergänzungen oder Änderungen zum Vertrag zu vereinbaren, ist die jeweilige Erklärung in Textform an den Vertragspartner zu übermitteln und von der anderen Seite zu bestätigen. Mündlich getroffene Vereinbarungen sind auf gleiche Weise unverzüglich in Textform zu bestätigen. Die kurzfristige Anforderung und der Aufbau von medien- und veranstaltungstechnischen Einrichtungen können auch durch Übergabeprotokoll bestätigt werden.

3. Vertragspartner, Veranstaltungsleiter
3.1 Vertragspartner sind die Betreiberin und der im Vertrag bezeichnete Veranstalter. Führt der Veranstalter die Veranstaltung für einen Dritten durch (z. B. als Agentur), hat er dies gegenüber der Betreiberin offen zu legen und den Dritten schriftlich, spätestens bei Vertragsabschluss zu benennen. Ein Wechsel des Vertragspartners oder eine unentgeltliche oder entgeltliche Überlassung von Veranstaltungsräumen oder -flächen ganz oder teilweise an einen Dritten bedarf der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung der Betreiberin. Die Zustimmung kann ohne Angabe von Gründen durch die Betreiberin verweigert werden; § 540 Abs. 1 Satz 2 BGB wird abbedungen.

3.2 Der Veranstalter hat der Betreiberin vor der Veranstaltung einen mit der Leitung der Veranstaltung entscheidungsbefugten Vertreter namentlich schriftlich zu benennen, der auf Anforderung der Betreiberin die Funktion und Aufgaben des Veranstaltungsleiters nach Maßgabe der Vorschrift des § 38 Absatz 2 und 5 der Musterverordnung über den Bau und Betrieb von Versammlungsstätten (MVStättVO) wahrnimmt.

4. Vertragsgegenstand
4.1 Die Überlassung von Veranstaltungsräumen und -flächen erfolgt auf Grundlage behördlich genehmigter Rettungswege- und Bestuhlungspläne mit festgelegter Besucherkapazität zu dem vom Veranstalter angegebenen Nutzungszweck. Die Bezeichnung der Veranstaltungsräume und -flächen, der maximalen Besucherkapazitäten und des Nutzungszwecks erfolgt schriftlich im Vertrag oder in einer Anlage zum Vertrag. Sind keine Angaben zu maximalen Besucherkapazitäten im Vertrag oder einer Anlage zum Vertrag getroffen, kann der Veranstalter unter Darlegung seiner Veranstaltungsplanung jederzeit die bestehenden, genehmigten Rettungswege- und Bestuhlungspläne einsehen. Verordnungsrechtliche und hoheitliche Anordnungen zur Reduzierung von Besucherkapazitäten sind zu beachten. Der Veranstalter hat sicherzustellen, dass für seine Veranstaltung keinesfalls mehr als die zulässige Besucherzahl in die
Versammlungsstätte eingelassen werden.

4.2 Veränderungen an den überlassenen Räumen oder Flächen, die Änderung von Rettungswege- und Bestuhlungsplänen sowie Auf- und Einbauten können nur mit schriftlicher Zustimmung der Betreiberin und nach Vorliegen ggf. erforderlicher behördlicher Genehmigungen erfolgen. Dauer, Kosten und Risiko behördlicher
Genehmigungsverfahrens gehen vollumfänglich zu Lasten des Veranstalters. 

4.3 Die von der Betreiberin für die Veranstaltungsbetreuung eingesetzten Mitarbeiter sind berechtigt, während der Auf- und Abbauphase und während einer Veranstaltung die überlassenen Räume und Flächen jederzeit zu betreten. 

 

4.4 Grundsatzerklärung:
(1) Der Veranstalter ist nicht berechtigt, die Versammlungsstätte zur Durchführung von Veranstaltungen zu nutzen, auf denen verfassungs- oder gesetzeswidriges Gedankengut dargestellt und/oder verbreitet wird, sei es vom Veranstalter selbst, von seinen Künstlern oder von Besucher/innen der Veranstaltung.

(2) Der Veranstalter bekennt, dass die Veranstaltung keine rechtsextremen, rassistischen, antisemitischen oder antidemokratischen Inhalte aufweist. Das heißt, dass insbesondere weder in Wort noch in Schrift die Freiheit und Würde des Menschen verächtlich gemacht noch Symbole, die im Geist verfassungsfeindlicher oder
verfassungswidriger Organisationen stehen oder diese repräsentieren, verwendet oder verbreitet werden dürfen.

(3) Ein Verstoß gegen die vorgenannten Pflichten stellt eine wesentliche Vertragspflichtverletzung dar, welche die Betreiberin berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen oder vom Vertrag zurückzutreten. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass der Veranstalter bei Vertragsabschluss, verschwiegen hat, dass die Veranstaltung entsprechende Inhalte aufweist.

(4) Sollte durch Teilnehmende der Veranstaltung gegen vorgenannte Bestimmungen verstoßen werden, hat der Veranstalter für die Unterbindung der Handlung unverzüglich Sorge zu tragen. Sollte der Veranstalter dieser Pflicht nicht nachkommen, ist die Betreiberin im Rahmen ihres Hausrechts zur Ersatzvornahme und als „ultima ratio“ zum Abbruch der Veranstaltung berechtigt.

(5) Die Betreiberin behält sich vor, bei allen Veranstaltungen, in den überlassenen Veranstaltungsräumen und -flächen oder in sonstiger Form ein Statement gegen Diskriminierungen jeglicher Art, insbesondere Antisemitismus, und für Demokratie zu setzen.

5. Übergabe, Rückgabe
5.1 Vor der Veranstaltung können beide Vertragsparteien die gemeinsame Begehung und Besichtigung der überlassenen Veranstaltungsbereiche sowie der Notausgänge und Rettungswege verlangen. Stellt der Veranstalter Mängel oder Beschädigungen am Vertragsgegenstand fest, sind diese der Betreiberin unverzüglich in Textform zur Kenntnis zu geben. Beide Seiten können die Erstellung eines Übergabeprotokolls verlangen, in welchem der Zustand und eventuelle Mängel oder Beschädigungen festzuhalten sind. Wird auf die Erstellung eines Übergabeprotokolls verzichtet, ist davon auszugehen, dass über die üblichen Gebrauchsspuren hinausgehend zum Zeitpunkt der Begehung keine erkennbaren Mängel vorhanden sind. Stellt der Veranstalter zu einem späteren Zeitpunkt Schäden fest, ist er zur
unverzüglichen Anzeige gegenüber der Betreiberin verpflichtet.

5.2 Der Veranstalter trägt dafür Sorge, dass die an ihn überlassenen Bereiche der Versammlungsstätte inklusive der darin befindlichen Einrichtungen pfleglich behandelt und in einem sauberen Zustand gehalten werden. Alle Arten von Schäden sind unverzüglich der Betreiberin anzuzeigen. Besteht die unmittelbare Gefahr einer Schadensausweitung, hat der Vertragspartner die zur Minderung der Schadensfolgen erforderlichen Sofortmaßnahmen unverzüglich einzuleiten.

5.3 Alle für die Veranstaltung eingebrachten Gegenstände, Aufbauten und Dekorationen sind bis zum vereinbarten Abbauende restlos zu entfernen und der ursprüngliche Zustand wiederherzustellen. Eine stillschweigende Verlängerung des Vertragsverhältnisses bei verspäteter Rückgabe ist ausgeschlossen. Die Vorschrift des § 545 BGB findet keine Anwendung.

5.4 Bei überdurchschnittlicher Verschmutzung (auch durch das Bekleben der Wände und des Bodens) berechnet die Betreiberin gegenüber dem Veranstalter die Kosten zur Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands. 

 

6. Entgelte, Zahlungsbedingungen
6.1 Abhängig von den Angaben des Veranstalters zu der von ihm geplanten Veranstaltung erhält er bei Vertragsabschluss eine auf seine Veranstaltung abgestimmte „Kosten- und Leistungsübersicht“, die in den Vertrag selbst aufgenommen oder als Anlage dem Vertrag beigefügt wird. Ändert sich die Veranstaltungsplanung, führt dies zur Fortschreibung der Kalkulation. Alle Entgelte verstehen sich inklusive der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

6.2 Soweit im Vertrag nicht abweichend vereinbart, schließt das Nutzungsentgelt gemäß Ziffer 6.1 die Kosten für Bestuhlung, Heizung, Lüftung, allgemeine Haus- und Raumbeleuchtung sowie eine Reinigung bei normaler Verschmutzung ein.

6.3 Bei Einsatz mitgebrachter Veranstaltungstechnik sowie Messe- und Ausstellungsgegenständen mit erhöhtem Stromverbrauch werden die anfallenden Stromkosten zusätzlich in Rechnung gestellt. Weitere zusätzlich anfallende Nebenkosten werden gesondert berechnet. Dies gilt auch für die Kosten, welche der Betreiberin durch die Beauftragung Dritter entstehen.

6.4 Beträgt der Zeitraum zwischen Vertragsabschluss und Veranstaltungsdurchführung mehr als vier Monate, ist die Betreiberin berechtigt die Kosten für Dienstleistungen, Personal und für verbrauchsabhängige Leistungen auf Grundlage der aktuellen zum Zeitpunkt der Veranstaltungsdurchführung geltenden Preisliste abzurechnen. Eine mögliche Preiserhöhung darf in einem solchen Fall 10% des ursprünglich vereinbarten Preises nicht übersteigen.

6.5 Die Betreiberin ist ab 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn berechtigt, den zusätzlichen Aufwand für die kurzfristige Bereitstellung noch nicht beauftragter Leistungen oder für die kurzfristige Änderung bereits beauftragter Leistungen – soweit diese noch umsetzbar sind – mit einem Preisaufschlag von bis zu 20% zu versehen.

6.6 Soweit in der „Kosten- und Leistungsübersicht“ nicht abweichend vereinbart, sind alle Zahlungen nach Rechnungsstellung durch den Veranstalter innerhalb von 14 Tagen auf das Konto der Betreiberin zu leisten. Bei Zahlungsverzug ist die Betreiberin berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 %-Punkten über dem Basiszinssatz der EZB gegenüber Unternehmen und gewerblich handelnden Personen gemäß § 288 (2) BGB sowie eine Verzugspauschale in Höhe von 40,00 Euro zu berechnen (§ 288 (5) BGB). Gegenüber natürlichen Personen ist die Betreiberin berechtigt, bei verspäteter Zahlung Verzugszinsen in Höhe von 5 %-Punkten über dem Basiszinssatz der EZB zu verlangen (§ 288 (1) BGB).

6.7 Zur Sicherung seiner Ansprüche aus dem Vertragsverhältnisses ist die Betreiberin berechtigt, vor der Veranstaltung Vorauszahlungen und angemessene Sicherheitsleistungen (Deposit) vom Veranstalter zu verlangen. 

 

7. GEMA-Gebühren, Künstlersozialabgabe
7.1 Die rechtzeitige Anmeldung und Entrichtung der Gebühren für die Aufführung oder Wiedergabe (einschließlich Video- und Audiowerke) leistungsschutzrechtlich geschützter Werke bei der GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) bzw. bei der GVL (Gesellschaft zur Verwertung von Leistungsschutzrechten mbH) sind alleinige Pflichten des Veranstalters. Die Betreiberin kann den Nachweis der GEMAAnmeldung vor der Veranstaltung vom Veranstalter verlangen.

7.2 Für beauftragte Künstler ist die Entrichtung anfallender Künstlersozialabgaben an die Künstlersozialkasse, die Entrichtung von Einkommens- und Umsatzsteuer für beschränkt steuerpflichtige (ausländische) Künstler, ebenfalls alleinige Pflicht des Veranstalters.

8. Gastronomische Bewirtschaftung, Sponsoring, Garderobe
8.1 Das Recht zur gastronomischen Bewirtschaftung der Versammlungsstätte steht allein der Betreiberin zu. Dem Veranstalter ist es mit Ausnahme der Verpflegung für Künstler nicht gestattet, selbst oder über einen Dritten (Caterer) Speisen und Getränke in die Versammlungsstätte einzubringen, sofern die Betreiberin hierzu nicht ausdrücklich die Genehmigung erteilt. Die Erteilung der Genehmigung kann von der Zahlung eines angemessenen Entgelts (Catering-Ablöse) und dem Nachweis des Vorliegens der gaststättenrechtlichen Bewilligung abhängig gemacht werden.

8.2 Sponsoring im gastronomischen Bereich durch Lebensmittel- und Getränkeproduzenten ist in Ausnahmefällen in Form von Warenlieferungen in Höhe der tatsächlichen Verbrauchsmengen bzw. tatsächlich verbrauchten Produkte der betreffenden Veranstaltung möglich. Die gesponserte Ware wird dem Veranstalter zum Einkaufspreis der Betreiberin gutgeschrieben. Eine Produktwerbung ist nur nach vorheriger Genehmigung durch die Betreiberin möglich.

8.3 Der Verkauf von Speisen und Getränken sowie sonstige Bewirtungsleistungen sind ausschließlich der Betreiberin vorbehalten. Im Interesse der Qualität und im Hinblick auf die Richtlinien der Lebensmittelhygieneverordnung HACCP ist die Standzeit von Büfetts auf maximal drei Stunden begrenzt. Sollte der Veranstalter nach Büfettende noch verbleibende Speisen mitnehmen wollen, so ist dies möglich. Es ist zu beachten, dass hierfür strenge hygienerechtliche Vorschriften
gelten, insbesondere was Temperatur und Haltbarkeit betrifft. Sollten Speisen mitgenommen werden, so geschieht dies ausschließlich auf eigene Verantwortung des Veranstalters. Durch Zeitablauf, Transport, Unterbrechung der Kühlkette können Speisen erheblich schneller verderben. Insoweit übernimmt die Betreiberin ab dem Zeitpunkt der Übergabe der Speisen keine Haftung für Haltbarkeit und Qualität. Frisches Gemüse, Obst, Dauerwürste und Käselaibe gehören zur Dekoration der Büfetts und sind von der Mitnahme ausgeschlossen!

8.4 Bei Kulturveranstaltungen ist der Veranstalter berechtigt, während seiner Veranstaltung, sogenannte veranstaltungsbezogene Produkte wie Programmhefte und Merchandisingartikel zu vertreiben. Für die Nutzung bzw. Errichtung von Verkaufsständen, ausschließlich an von der Betreiberin festgelegten Standorten bzw. für den Verkauf außerhalb der Verkaufsstände, hat er die vorherige schriftliche Zustimmung der Betreiberin einzuholen.

8.5 Bei Veranstaltungen im Saal besteht grundsätzlich die Pflicht zur Abgabe der Garderobe. Dies gilt insbesondere für Mäntel, Anoraks, große Taschen oder Rucksäcke, Schirme und Fahrradhelme. Die Bewirtschaftung der Besuchergarderoben erfolgt durch die Betreiberin. Die Betreiberin trifft die Entscheidung, in welchem Umfang die Garderobe für die jeweilige Veranstaltung zur Verfügung gestellt wird. Die Anzahl der benötigen Mitarbeiter richtet sich nach den Besucherzahlen, der Jahreszeit und den Wetterbedingungen.

8.6 Der Veranstalter kann bei nichtöffentlichen Veranstaltungen gegen Übernahme der Bewirtschaftungskosten verlangen, dass die Besuchergarderobe mit Personal besetzt wird. Beauftragt der Veranstalter keine Bewirtschaftung der Garderobe, übernimmt die Betreiberin keine Obhuts- und Verwahrungspflichten für abgelegte Garderobe innerhalb der allgemein zugänglichen Garderobenbereiche. Der Veranstalter trägt in diesem Fall das alleinige Haftungsrisiko für abhanden gekommene Garderobe der Besucher seiner Veranstaltung.

9. Werbung für die Veranstaltung, Bildaufnahmen
9.1 Die Werbung für die Veranstaltung liegt in der Verantwortung des Veranstalters. Der Veranstalter hält die Betreiberin unwiderruflich von allen Ansprüchen frei, die dadurch entstehen, dass die Veranstaltung oder die Werbung für die Veranstaltung gegen Rechte Dritter (insbesondere Urheberrechte, Bild- und Namensrechte, Markenrechte, Wettbewerbsrechte, Persönlichkeitsrechte) oder sonstige gesetzliche Vorschriften verstößt. Diese Freistellungsverpflichtung erstreckt sich auch auf alle etwaig anfallenden Abmahn-, Gerichts- und Rechtsverfolgungskosten.

9.2 Die Werbung für die Veranstaltung liegt in der Verantwortung des Veranstalters. Werbemaßnahmen auf dem Gelände, am Gebäude oder an Wänden, Fenstern, Säulen etc. bedürfen der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch die Betreiberin. Dies gilt auch für Werbung des Veranstalters für Dritte oder Drittveranstaltungen innerhalb der Versammlungsstätte.

 

9.3 Der Veranstalter hat keinen Anspruch darauf, dass bestehende Eigen- und Fremdwerbung der Betreiberin abgehängt, verändert oder während der Veranstaltung eingeschränkt wird. 

 

9.4 Die Betreiberin hat, soweit der Veranstalter nicht schriftlich widerspricht, das Recht, Bildaufnahmen von der Veranstaltung zum Zwecke der Dokumentation für Eigenwerbung anzufertigen oder anfertigen zu lassen.

 

10. Kartenvorverkauf, Bestuhlungspläne, Rollstühle/Rollatoren
10.1 Der Kartenvorverkauf und der Kartenverkauf bei öffentlichen Veranstaltungen obliegen dem Veranstalter.

10.2 Die Betreiberin erstellt für den Veranstalter unter Beachtung der behördlichen Bestimmungen einen Bestuhlungsplan für die geplante Veranstaltung. Die Einhaltung der für die Veranstaltung festgelegten Aufplanung sowie die maximal zulässigen Besucherzahlen sind wesentliche Vertragspflichten des Veranstalters. Jede vom Veranstalter gewünschte Änderung des Bestuhlungsplanes bedarf der vorherigen Zustimmung durch die Betreiberin. Die im Bestuhlungsplan eingezeichneten Rollstuhlplätze sind verbindlich zu beachten.

 

10.3 Bei Veranstaltungen in Reihenbestuhlung ist die Anzahl der Rollstuhlplätze limitiert. Diese befinden sich ausschließlich im Saalparkett.

 

10.4 Rollstühle und Rollatoren dürfen aus Sicherheitsgründen nicht mit auf die Ränge 1 und 2 des Kaisersaals genommen werden. Entsprechende Hinweisschilder sind zu beachten.

 

11. Haftung des Vertragspartners, Versicherung
11.1 Die Haftung des Veranstalters richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften.

 

11.2 Veranstalter, die mit Zustimmung der Betreiberin selbst oder über beauftragte Dienstleister technische Einrichtungen und Aufbauten in die Veranstaltungsräume und -flächen einbringen, übernehmen vollumfänglich die Verkehrssicherungspflicht in diesen Bereichen von Beginn des Aufbaus bis zum vollständigen Abbau.

 

11.3 Die Betreiberin ist im Fall von Ziffer 10.2 berechtigt, vom Veranstalter den Abschluss einer Veranstalterhaftpflichtversicherung für Sach-, Sachfolge- und Personenschäden mit Deckungssummen von bis zu zwei Millionen Euro zu verlangen.

 

12. Haftung der Betreiberin
12.1 Die verschuldensunabhängige Haftung der Betreiberin auf Schadensersatz für verborgene Mängel (§ 536 a Absatz 1, 1. Alternative BGB) der Versammlungsstätte und ihrer Einrichtungen bei Vertragsabschluss ist ausgeschlossen. Der Anspruch auf Minderung der Entgelte wegen Mängeln ist hiervon nicht betroffen, soweit der Betreiberin bei Erkennbarkeit und Behebbarkeit des Mangels dieser Mangel oder die Minderungsabsicht während der Dauer der Überlassung der Versammlungsstätte angezeigt wird.

12.2 Die Betreiberin übernimmt keine Haftung bei Verlust oder Beschädigung der vom Veranstalter eingebrachten Gegenstände, Einrichtungen, Aufbauten oder sonstigen Wertgegenstände, soweit nicht eine entgeltliche oder besondere Verwahrungsvereinbarung getroffen wurde.

 

12.3 Die Betreiberin haftet auf Schadenersatz für Sach- und Vermögensschäden, die ein Veranstalter auf Grund einer grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzung der Betreiberin erleidet oder wenn die Betreiberin ausdrücklich eine Garantieerklärung für die zu erbringenden Leistungen übernommen hat. Eine weitergehende Haftung der Betreiberin auf Schadenersatz ist mit Ausnahme der Haftung für Personenschäden sowie im Fall der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ausgeschlossen. Unter Kardinalpflichten oder wesentlichen Vertragspflichten sind solche Verpflichtungen zu verstehen, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Veranstalter regelmäßig vertraut und vertrauen darf, also die wesentlichen vertraglichen Hauptpflichten.

 

12.4 Sind Personenschäden oder die Verletzung von Kardinalpflichten durch die Betreiberin zu vertreten, haftet die Betreiberin abweichend von Ziffer 12.3 nach Maßgabe der gesetzlichen Regelungen auch bei einer Pflichtverletzung, die auf einfacher Fahrlässigkeit beruht. Bei Verletzung von Kardinalpflichten ist die Schadenersatzpflicht der Betreiberin für Fälle einfacher Fahrlässigkeit allerdings auf den nach Art der vertraglichen Vereinbarung vorhersehbaren, vertragstypischen, unmittelbaren Durchschnittsschaden begrenzt.

 

12.5 Die Haftungsbeschränkungen nach den vorstehenden Ziffern 12.3 und 12.4 gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und der Erfüllungs- sowie Verrichtungsgehilfen der Betreiberin.

 

13. Stornierung, Rücktritt, außerordentliche Kündigung, Reduzierung von Teilnehmerzahlen
13.1 Führt der Veranstalter aus einem von der Betreiberin nicht zu vertretenden Grund die Veranstaltung zum vereinbarten Zeitpunkt nicht durch, so ist er verpflichtet, eine pauschalierte Ausfallentschädigung zu leisten. Gleiches gilt, wenn der Veranstalter vom Vertrag zurücktritt oder ihn außerordentlich kündigt, ohne dass ihm hierzu ein individuell vereinbartes oder zwingendes gesetzliches Kündigungs- oder Rücktrittsrecht zusteht. Die Ausfallentschädigung setzt sich zusammen aus dem vereinbarten Entgelt für die Überlassung von Räumen und Flächen und dem zu erwartenden Schaden, welcher der Betreiberin infolge des Gastronomieausfalls entsteht.

(1) Die Ausfallentschädigung, bezogen auf die entgangenen Entgelte für die Überlassung von Räumen und Flächen, beträgt der Höhe nach:

Zeitraum vor Veranstaltung - Stornogebühren

bis 181 Tage  - 10 %
ab 180 Tage bis 91 Tage - 30 %
ab 90 Tage bis 31 Tage - 50 %
ab 30 Tage bis 15 Tage - 75 %
ab 14 Tage bis 8 Tage - 90 %
ab 7 Tage - 100 %

(2) Folgende bereits entstandene Kosten werden zusätzlich in Rechnung gestellt:

a) Projektleiterstunden für die Planung und Organisation von Leistungen

b) Projektleiterstunden im Rahmen von Terminen vor Ort zur Absprache und Vorbereitung der Veranstaltung

c) Projektleiterstunden für die Planung und Erstellung von Raumkonzepten und Bestuhlungsplänen

d) Bereits vertraglich vereinbarte Leistungen bzw. Stornogebühren für diese Leistungen mit Dritten

 

(3) Infolge der Veranstaltungsabsage entstandene Kosten für bereits beauftragte Leistungen Dritter (Ordnungsdienst, Sanitätsdienst, Feuerwehr,  Garderobenpersonal, Technik, Künstler etc.)

sind vom Veranstalter auf Nachweis im Einzelfall zu erstatten.

 

(4) Die Ausfallentschädigung, bezogen auf die entgangenen Catering-Entgelte, beträgt der Höhe nach:

Zeitraum vor Veranstaltung - Stornogebühren
bis 181 Tage - 0 %
ab 180 Tage bis 91 Tage - 30 %
ab 90 Tage bis 31 Tage - 50 %
ab 30 Tage bis 15 Tage - 75 %
ab 14 Tage bis 8 Tage - 90 %
ab 7 Tage - 100 %

 

Es wird bei der Berechnung von der Personenzahl ausgegangen, die in der Kosten- und Leistungsübersicht des ersten Angebotes ausgewiesen wurde. Art und Umfang der gastronomischen Leistungen gelten mit Annahme des  ersten Angebotes als fest vereinbart. Waren gastronomische Leistungen nicht Bestandteil eines Angebotes, berechnet sich die Stornogebühr wie folgt: Multiplikation eines Pauschalbetrages für Speisen in Höhe von 15 € und für Getränke in Höhe von 10 € mit der im Vertrag angegebenen Personenzahl. 

 

(5) Eine Reduzierung der Teilnehmerzahl um mehr als 30 % der im ersten Angebot genannten Anzahl ist grundsätzlich nicht möglich. Bei einer Reduzierung der Teilnehmerzahl um mehr als 20 % der im ersten Angebot vereinbarten Personen ist die Betreiberin berechtigt, die vereinbarten Preise neu festzusetzen.

 

(6) Die finale Personenzahl ist durch den Veranstalter bis spätestens 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn mitzuteilen. Diese Personenzahl dient als Rechnungsgrundlage. Eine Unterschreitung der gemeldeten Personenzahl bleibt unberücksichtigt. Im Falle der Überschreitung der Personenzahl wird die tatsächliche Personenzahl berechnet.

Verringert sich die vereinbarte Teilnehmerzahl innerhalb von 14 Tagen vor Veranstaltungsbeginn um mehr als 20 %, ist die Betreiberin berechtigt, nachfolgende Entschädigung auf die Differenz der entgangenen Umsätze der definierten Leistungen für Speisen und Getränke zu berechnen:

 

bei Reduzierung der Personenzahl ab 14 Tage vor Veranstaltung - 60 %
bei Reduzierung der Personenzahl ab 10 Tage vor Veranstaltung - 75 %
bei Reduzierung der Personenzahl ab 7 Tage vor Veranstaltung - 100 %

13.2 Die Stornierung, Kündigung, Rücktritt oder die Reduzierung der Teilnehmerzahl bedürfen der Textform und müssen innerhalb der genannten Fristen bei der Betreiberin eingegangen sein. Dem Veranstalter bleibt es unbenommen nachzuweisen, dass kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist oder der Aufwand niedriger ist als die geforderte Ausfallentschädigung.

 

13.3 Ist der Betreiberin abweichend von § 13.1 ein höherer Schaden entstanden, so ist sie berechtigt, statt der jeweiligen pauschalierten Ausfallentschädigung den Schaden in entsprechender Höhe darzulegen und vom Veranstalter ersetzt zu verlangen. Dem Veranstalter bleibt es unbenommen nachzuweisen, dass kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist oder der Aufwand niedriger ist als die geforderte Ausfallentschädigung

 

13.4 Gelingt es der Betreiberin, die Versammlungsstätte zu einem stornierten Termin anderweitig einem Dritten entgeltlich zu überlassen, bleibt der Schadenersatz gemäß § 13.1 bestehen, soweit die Überlassung an den Dritten auch zu einem anderen Veranstaltungstermin möglich war und/oder nicht den gleichen Deckungsbeitrag erbringt.

 

13.5 Die Betreiberin ist berechtigt, bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, den Vertrag außerordentlich zu kündigen oder vom Vertrag zurückzutreten, insbesondere wenn: 

a) die vom Veranstalter zu erbringenden Zahlungen (Nutzungsentgelte, Vorauszahlungen, Sicherheitsleistungen etc.) nicht rechtzeitig entrichtet worden sind
b) der Nachweis des Abschlusses und Bestehens der vereinbarten Veranstaltungshaftpflichtversicherung nicht erfolgt
c) die für die Veranstaltung erforderlichen behördlichen Genehmigungen oder Erlaubnisse nicht vorliegen
d) der im Vertrag bezeichnete Nutzungszweck ohne die Zustimmung der Betreiberin wesentlich geändert wird
e) der Veranstalter bei Vertragsabschluss, insbesondere bei Angabe des Nutzungszwecks, im Vertrag verschwiegen hat, dass die Veranstaltung durch eine „radikale, politische, religiöse oder scheinreligiöse“ Vereinigung durchgeführt wird oder entsprechende Veranstaltungsinhalte aufweist
f) gegen gesetzliche Vorschriften oder gegen Sicherheits- und Brandschutzbestimmungen durch den Veranstalter verstoßen wird
g) der Veranstalter seinen gesetzlichen und behördlichen – nur soweit diese in Verbindung mit der Veranstaltung stehen oder vertraglich übernommenen Mitteilungs-, Anzeige- und Zahlungspflichten gegenüber der Betreiberin oder gegenüber Behörden nicht nachkommt
h) das Insolvenzverfahren über das Vermögen des Veranstalters eröffnet oder die Eröffnung des
In solvenzverfahrens mangels Masse abgelehnt wurde und der Veranstalter oder an seiner statt der Insolvenzverwalter seinen Verpflichtungen aus dem Vertrag nicht oder nicht fristgerecht nachkommt

 

13.6 Macht die Betreiberin von ihrem Rücktritts- oder Kündigungsrecht aus einem der in Ziffer 13.5 genannten Gründe Gebrauch, bleibt der Anspruch auf Zahlung der vereinbarten Entgelte bestehen, die Betreiberin muss sich jedoch ersparte Aufwendungen anrechnen lassen.

 

13.7 Die Betreiberin ist vor der Erklärung des Rücktritts oder einer außerordentlichen Kündigung zu einer Fristsetzung mit Ablehnungsandrohung gegenüber dem Veranstalter verpflichtet, soweit der Veranstalter unter Berücksichtigung der Gesamtumstände in der Lage ist, den zum Rücktritt bzw. zur außerordentlichen Kündigung berechtigenden Grund unverzüglich zu beseitigen.

 

13.8 Ist der Veranstalter eine Agentur, so steht der Betreiberin und der Agentur ein Sonderkündigungsrecht für den Fall zu, dass der Auftraggeber der Agentur den Auftrag entzieht oder kündigt. Dieses Sonderkündigungsrecht kann nur ausgeübt werden, wenn der Auftraggeber von der Agentur sämtliche Rechte und Pflichten aus dem bestehenden Vertrag mit der Betreiberin vollständig übernimmt und auf Verlangen der Betreiberin angemessene Sicherheit leistet.

 

14. Höhere Gewalt, Einschränkung der Energieversorgung
14.1 Höhere Gewalt ist ein von außen auf das Vertragsverhältnis massiv einwirkendes Ereignis, das nach menschlicher Einsicht und Erfahrung unvorhersehbar ist, mit wirtschaftlich erträglichen Mitteln auch durch die äußerste, nach der Sachlage vernünftigerweise zu erwartender Sorgfalt, nicht verhütet oder unschädlich gemacht werden kann. 

 

14.2 Kann eine Veranstaltung infolge von höherer Gewalt zum vereinbarten Termin nicht durchgeführt werden, sind beide Seiten berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, soweit kein Einvernehmen über die Verlegung der Veranstaltung erzielt wird.

 

14.3 Im Fall des Rücktritts oder der Verlegung bleibt der Veranstalter zum Ausgleich bereits entstandener Aufwendungen auf Seiten der Betreiberin verpflichtet. Zu den Aufwendungen zählen die Kosten für bereits beauftragte externe Leistungen sowie die Kosten der Betreiberin für die Vorbereitung der Durchführung der Veranstaltung.

 

14.4 Diese können unabhängig von ihrer tatsächlichen Höhe mit bis zu 25 % der vereinbarten Entgelte pauschal abgegolten werden, soweit der Veranstalter nicht widerspricht. Erfolgt deren Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand, besteht keine Begrenzung der Höhe nach. Im Übrigen werden beide Vertragsparteien von ihren Zahlungs- und Leistungsplichten frei.

 

14.5 Die Anzahl der anwesenden Besucher sowie der Ausfall von Referenten, Vortragenden, Künstlern und sonstiger Teilnehmer der Veranstaltung liegen in der Risikosphäre des Veranstalters. Letzteres gilt auch für von außen auf die Veranstaltung einwirkende Ereignisse wie Demonstrationen und Bedrohungslagen, die in der Regel durch die Art der Veranstaltung, deren Inhalte und die mediale Wahrnehmung der Veranstaltung beeinflusst werden. Dem Veranstalter wird der Abschluss einer Unterbrechungs- und Ausfallversicherung für seine Veranstaltung empfohlen, soweit er die damit verbundenen finanziellen Risiken entsprechend absichern möchte.

 

14.6 Einem Fall von höherer Gewalt gleichgestellt ist die Unterbrechung oder erhebliche Einschränkung der Energieversorgung für die Versammlungsstätte insbesondere durch Eingriffe in das Versorgungsnetz und durch hoheitliche Anordnungen, die außerhalb der Einflusssphäre der Betreiberin liegen. Die Geltendmachung von Schadensersatz und die Erstattung von Aufwendungen sind in einem solchen Fall für beide Vertragsparteien ausgeschlossen.

 

15. Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung
15.1 Die Betreiberin überlässt dem Veranstalter das im Vertrag bezeichnete Objekt zur Durchführung von Veranstaltungen und erbringt veranstaltungsbegleitende Dienstleistungen durch eigene Mitarbeiter sowie durch beauftragte Dienstleister. Zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Geschäftszwecke erfolgt auch die Verarbeitung der vom Veranstalter an die Betreiberin übermittelten personenbezogenen Daten, im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

 

15.2 Dienstleister für veranstaltungsbegleitende Services erhalten von der Betreiberin zur Erbringung ihrer Leistungen personenbezogene Daten des Vertragspartners und seiner entscheidungsbefugten Ansprechpartner übermittelt, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich ist oder den berechtigten Interessen des Veranstalters nach Art. 6 Abs. 1 (f) DSGVO entspricht. Zusätzlich nutzt die Betreiberin die Daten des Vertragspartners zur gegenseitigen Information und
Kommunikation vor, während und nach einer Veranstaltung sowie für eigene veranstaltungsbegleitende Angebote. 

 

15.3 Personenbezogene Daten des Veranstalters, des Veranstaltungsleiters, seiner entscheidungsbefugten Ansprechpartner können bei sicherheitsrelevanten Veranstaltungen den zuständigen Stellen/Behörden insbesondere der Polizei, der Feuerwehr, dem Ordnungsamt sowie dem Sanitäts- und Rettungsdienst übermittelt werden.

 

15.4 Sollte im Zuge der Wartung von Software bei der Betreiberin ein Zugang zu den gespeicherten personenbezogenen Daten des Vertragspartners durch beauftragte Softwareunternehmen nicht sicher auszuschließen sein, werden diese umfassend auf die Einhaltung der bestehenden datenschutzrechtlichen Anforderungen und auf das Datengeheimnis nach § 5 BDSG verpflichtet.

 

15.5 Die Betreiberin verarbeitet und speichert alle personenbezogenen Daten, die sie vom Veranstalter erhält, solange es für die Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, die – befristete – Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich: 

 Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen.
Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
 Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen
Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige
Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

 

15.6 Sollte ein Betroffener mit der Speicherung seiner personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden oder diese unrichtig geworden sein, wird die Betreiberin auf eine entsprechende Weisung hin die Löschung oder Sperrung der Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen. Auf Wunsch erhält der Betroffene unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die Betreiberin über ihn gespeichert hat. 

16. Funknetze / LAN / WLAN
16.1 Der Veranstalter ist nicht berechtigt, ohne Zustimmung der Betreiberin eigene Funknetzwerke oder W-LAN-Netze aufzubauen bzw. W-LAN-Access-Points in Betrieb zu nehmen. Sollten diese Netze ohne Genehmigung in Betrieb gehen, können sie ohne Vorankündigung außer Betrieb genommen werden. Die Geltendmachung von Schadenersatzforderungen auf Grund von Störungen bleibt vorbehalten.

 

16.2 Veranstalter, die den Internetanschluss (LAN oder W-LAN) der Versammlungsstätte nutzen oder ihren Besuchern/Gästen zur Verfügung stellen, sind dafür verantwortlich, dass keine missbräuchliche Nutzung erfolgt, insbesondere durch die Verletzung von Urheberrechten, das Verbreiten oder Herunterladen von geschützten oder verbotenen Inhalten oder durch das Besuchen von Webseiten mit strafrechtlich relevanten Inhalten. Wird die Betreiberin für Verstöße des Veranstalters, seiner Veranstaltungsbesucher, -gäste oder sonstiger „im Lager“ des Veranstalters stehender Nutzer in Anspruch genommen, ist die Betreiberin vom Veranstalter gegenüber allen finanziellen Forderungen, einschließlich etwaiger Rechtsverfolgungskosten, freizustellen.

 

17. Transporthilfen

Der Transport von Lasten durch den Veranstalter mit handbetriebenen Hilfsmitteln (z. B. Hubwagen) ist möglich. Der Veranstalter bzw. die von ihm beauftragten Firmen haben sich vor dem Befördern von Lasten in der Versammlungsstätte über die zulässige Bodenbelastbarkeit und Bodenbeschaffenheit zu informieren. Ein Befahren des Gebäudes mit motorbetriebenen Hilfsmitteln ist nicht gestattet.

 

18. Teppiche, Bodenbelag
Das Einbringen von Teppichen oder anderen Fußbodenbelägen hat so zu erfolgen, dass keine Rutsch-, Stolper- oder Sturzgefahr für Personen entsteht. Teppiche und andere Fußbodenbeläge sind unfallsicher zu verlegen. Es darf zum Fixieren nur Klebeband verwendet werden, das rückstandsfrei entfernt werden kann. Selbstklebende Teppichfliesen sind nicht zugelassen. Alle eingesetzten Materialien müssen rückstandslos entfernt werden können.

19. Schlussbestimmungen
19.1 Aufrechnungs- und Zurückbehaltungsrechte stehen dem Veranstalter gegenüber der Betreiberin nur zu, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder von der Betreiberin anerkannt sind. 

 

19.2 Erfüllungsort für alle Ansprüche aus dem Vertrag ist Erfurt. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Sofern der Veranstalter Unternehmer ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in der Bundesrepublik Deutschland hat, wird für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag Erfurt als Gerichtsstand vereinbart.

 

19.3 Sollten einzelne Klauseln dieser AVB, des Vertrags oder der Sicherheits- und Brandschutzbestimmungen unwirksam sein oder werden, lässt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Vertragsparteien verpflichten sich für einen solchen Fall die unwirksame durch eine wirksame Bestimmung zu ersetzen, die insbesondere in wirtschaftlicher Hinsicht der ursprünglichen Vertragsklausel am nächsten kommt.